Logistika i vojska usko su vezane. Po jednom od tumačenja, tvrdi se da pojam logistika potiče iz francuskog jezika i reči loger, što znači “nastaniti”, “stanovati”, “noćiti pod vedrim nebom”. Zato se i vezuje za poimanje vojne logistike, koja obuhvata prevoz, snabdevanje i smeštaj vojnih trupa.
Uspeh vojnih operacija oduvek se oslanjao na posvećenost, znanje i veštine logističara. Tokom XX veka, logistika je iz vojne terminologije sve više ulazila u civilni, odnosno privredni sektor. Zato smo se i zainteresovali za tekst nekadašnjeg vojnika, nazvan Kako pisati e-poštu sa vojnom preciznošću, pokušavajući da nađemo analogiju sa transportom i logistikom.
Pažljivo smo analizirali savete.
Kako navodi autor pomenutog članka, objavljenog na Harvard Business Review, u vojsci loše formatirana e-pošta može biti razlika između izvršene misije i neuspeha misije. Sa druge strane, dobro strukturirani imejlovi maksimalno povećavaju šanse misije za uspeh.
Jasnija i čistija elektronska pisma dovode do bržih i kvalitetnijih odgovore kolega i klijenata.
Ovi saveti imaju široku primenu, pa smo ih analizirali kroz pristup kreiranja ponude jedne transportno-logističke kompanije (usluga/cena na upit).
Naravno, slanju konkretne ponude prethodi važan segment, a to je definisanje logističkog rešenja koje je sastavni deo ponude i predstavlja osnov za kalkulaciju cena, utvrđivanje vremena i uslova za realizaciju tražene usluge.
Ključne reči
Vojni stručnjak kao najvažniju stvar za efikasnu pisanu komunikaciju navodi dobro izabrane ključne reči kako u naslovu mejla, tako i u samom sadržaju.
Koje su ključne reči jedne ponude transportno-logističkih usluga i šta ona obuhvata? Ključne reči svake ponude sadrže odgovore na upit klijenata, kao i ostale detalje i pojedinačne stavke. Da bi špediter dao što precizniju ponudu, neophodno je da od klijenta dobije što više informacija koje sadrže – vrstu i količinu robe, način pakovanja, mesto utovara i dostave, rokove… Zatim, informacije o osiguranju, carinskim detaljima, kao i neophodnim inspekcijskim kontrolama.
Ovi ključni detalji uveliko doprinose da ponuda usluga špeditera bude što detaljnija, i najzad realizacija usluge što kvalitetnija i efikasnija.
U kompaniji ENPEKS vodimo računa da naša ponuda obuhvati odgovore na sve tražene stavke, a kao logistički profesionalci dajemo detaljnu specifikaciju, kao i informacije o dodatnim troškovima koji se takođe mogu javiti u dostavi robe.
Kao primer dodatnih usluga, naveli bismo prijavu robe pod carinski nadzor, uvozno carinjenje, manipulaciju i skladištenje, bankarske garancije, dostavu ocarinjene robe….
Bottom Line Up Front (BLUF)
Bottom Line Up Front (BLUF) predstavlja standard u američkoj vojnoj terminologiji i predstavlja praksu započinjanja poruke njenim ključnim informacijama. Podseća na praksu obrnute piramide u novinarstvu.
Najvažnije prvo!
Naravno, ono što klijenti žele prvo da vide je cena! Zato se ona stavlja na vrh ponude. Zatim, drugo po važnosti je tranzitno vreme, a treće da li špediterska kompanija ima dovoljno resursa da izvrši kompletnu uslugu (transport, skladištenje, carinjenje, druge špediterske usluge).
Zaposleni u ENPEKS-u se vode tom logikom, gde ponuda počinje cenom, zatim dodatnim spiskom usluga sa pojedinačnim cenovnikom, i najzad ostalim relevantnim podacima na osnovu upita.
Na primeru železničkog transporta robe iz Kine (https://www.blog.enpeks.rs/sta-treba-znati-za-transport-robe-iz-kine/), navodimo planiranu dinamiku polazaka vozova, tranzitno vreme do važnih tačaka pretovara, kao i očekivano vreme dostave do konačne destinacije.
Navodimo i eventualne dodatne troškove koji su primenjivi u zavisnosti od slučaja do slučaja. Sastavni delovi ponude transportno-logističkih usluga su i vreme trajanja/važenje ponude, načini i uslovi za plaćanje usluge.
Budite ekonomični
Budite ekonomični, kaže ovaj vojni stručnjak! Možda prevod nije najbolji, jer se ne misli na štednju novca, već na racionalno korišćenje reči.
Profesionalni vojnici znaju da su kratki mejlovi efikasniji od dugih, pa pokušavaju da uklope sav sadržaj u jedno vidno polje, tako da primalac ne mora da skroluje.
Ovo je već zadatak i za logističke profesionalce, sadržajno i tehnički uklopiti sve navedene informacije kako bi klijent dobio odgovore na svoja pitanja, bez puno truda oko čitanja i tumačenja ponude.
Kako su za logističare preciznost i efikasnost ključne u poslovanju, to bi moralo biti primenjeno i u pisanju ponude transportno-logističkih usluga.
I za kraj
Usvajanjem vojne prakse pisanja e-pošte vaša prepiska će biti jasna, sadržajna i informativna.
Kako kaže autor teksta, od kvaliteta poruke zavisi uspešnost vojne misije, tako i u transportu lojalnost klijenata počinje od kvalitetne i objektivne ponude.
Kako ne bismo klijenta doveli u zabludu, ENPEKS TIM u ponudi navodi:
- Transportno rešenje
- Cenu usluge – detaljna specifikacija
- Šta nije uračunato u cenu
- Detalji konkretne ponude
- Način u uslovi plaćanja
Za kraj je neophodan “poziv na akciju” kako vaša ponuda ne bi ostala bez odgovora.
